Bewerbermanagement ohne teure Software: Reicht Excel für eine Gebäudereinigung?

1. Warum Bewerbungen in der Reinigung verloren gehen

Bewerbungen kommen per Telefon, WhatsApp, E-Mail und über das Kontaktformular. Die Inhaberin nimmt einen Anruf im Auto an, der Vorarbeiter bekommt eine Nachricht von einer Bekannten, im Büro liegt eine E-Mail. Ohne zentrale Liste weiß niemand, wer schon angerufen wurde.

Das Ergebnis sind Bewerberinnen, die sich nie wieder melden — weil sie zu lange gewartet haben und woanders angefangen haben. Für eine Branche, in der jede Bewerbung zählt, ist das der teuerste Fehler überhaupt.

2. Die Tabelle: sieben Spalten reichen

Eine Tabelle in Excel oder Google Sheets mit diesen Spalten:

1. Eingangsdatum
2. Name und Telefonnummer
3. Wohnort
4. gewünschte Zeiten und Stunden
5. passendes Objekt
6. Status (neu, angerufen, Termin, Probearbeit, eingestellt, abgesagt)
7. nächster Schritt mit Datum

Mehr brauchen Sie nicht. Jede zusätzliche Spalte senkt die Wahrscheinlichkeit, dass die Tabelle gepflegt wird. Legen Sie die Tabelle in einem Firmenkonto an, auf das Büro und Objektleitung zugreifen können, und tragen Sie auch Anrufe ein, die unterwegs hereinkommen. Ein Eintrag dauert eine halbe Minute; eine vergessene Bewerbung kostet Sie im Zweifel eine ganze Stelle. Sortieren Sie täglich nach „nächster Schritt“, dann sehen Sie sofort, wen Sie heute anrufen müssen.

3. WhatsApp und Kalender richtig einsetzen

Reinigungskräfte antworten auf WhatsApp schneller als auf E-Mails. Nutzen Sie dafür WhatsApp Business auf einem Firmenhandy, nicht das private Telefon. Dort lassen sich Kurzantworten hinterlegen, etwa die Bestätigung mit Adresse und Uhrzeit für das Kennenlernen.

Ein gemeinsamer Kalender für Kennenlerntermine und Probearbeiten sorgt dafür, dass Vorarbeiter und Büro dieselben Termine sehen. Eine Erinnerung am Vortag per WhatsApp senkt die Zahl der Bewerber, die nicht erscheinen, spürbar. Mehr dazu im Artikel Bewerber erscheint nicht zum Vorstellungsgespräch.

4. Datenschutz ohne Software

Auch eine Tabelle unterliegt der DSGVO. Die wichtigsten Punkte:

• Bewerberdaten auf Firmengeräten und in Firmenkonten, nicht privat
• Zugriff nur für die Personen, die Bewerbungen bearbeiten
• Daten abgelehnter Bewerber nach Abschluss des Verfahrens und einer angemessenen Frist löschen
• wer in einen Bewerberpool aufgenommen werden soll, muss zustimmen

Die genaue Löschfrist und die Formulierung der Einwilligung sollten Sie einmal mit Ihrem Datenschutzbeauftragten festlegen. Danach ist es Routine.

5. Wann Sie doch eine Software brauchen

Eine Software lohnt sich, wenn mehrere Personen Bewerbungen bearbeiten, wenn Sie regelmäßig viele Stellen gleichzeitig besetzen oder wenn die Tabelle unübersichtlich wird. Einen Vergleich der bekannten Programme finden Sie im Artikel Recruitee, Personio und Co.

Häufiger ist aber das umgekehrte Problem: Die Tabelle ist leer, weil kaum Bewerbungen kommen. Dann hilft keine Software, sondern ein Weg zu mehr Bewerbungen. Wie wir den für Gebäudereinigungen bauen, zeigt die Seite zur Mitarbeitergewinnung für Gebäudereinigungen.

6. Typische Fehler beim Bewerbermanagement ohne Software

• Bewerbungen auf privaten Handys von Vorarbeitern
• keine Spalte für den nächsten Schritt
• niemand ist für die tägliche Durchsicht verantwortlich
• Daten von Abgesagten jahrelang aufbewahren
• Rückruf erst gesammelt am Freitag
• zu viele Spalten, die niemand ausfüllt

Aus der Praxis: POINT Gebäudereinigung

Die POINT Gebäudereinigung gewinnt ihr Personal mit uns über Anzeigen in Social Media. Bei dieser Menge an Bewerbungen ist ein fester Ablauf Pflicht. Über drei Kampagnen kamen mehr als 210 Bewerbungen, über 20 neue Mitarbeitende wurden eingestellt.

„Wenn wir Stellen besetzen müssen, geht das in kürzester Zeit.“ — Inhaber und Geschäftsführer, POINT Gebäudereinigung

Den ganzen Fall lesen

Fazit

Gutes Bewerbermanagement in der Gebäudereinigung ist eine Frage des Ablaufs, nicht des Budgets. Die Hebel:

• eine Tabelle mit sieben Spalten und täglichem Blick hinein
• WhatsApp Business und gemeinsamer Kalender
• Datenschutz einmal sauber festlegen
• Software erst, wenn die Menge es verlangt

Wenn Ihre Liste eher zu leer als zu voll ist, sprechen wir gern mit Ihnen darüber, was in Ihrer Region möglich ist.