Zeiterfassung in der Gebäudereinigung: Was ist Pflicht und welche Lösung passt?
In der Gebäudereinigung ist die Zeiterfassung schon heute Pflicht: Nach § 17 Mindestlohngesetz müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle Beschäftigten aufgezeichnet werden, spätestens bis zum siebten Tag danach, und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Das gilt, weil das Gebäudereinigungsgewerbe im Schwarzarbeitsgesetz ausdrücklich genannt ist — auch für Minijobs.
Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es bisher nicht. Ein Gesetzentwurf des Arbeitsministeriums vom Juni 2026 sieht sie mit Übergangsfristen vor; beschlossen war er bei Redaktionsschluss nicht. Wer ohnehin umstellt, sollte direkt digital erfassen.
1. Warum die Gebäudereinigung besonders betroffen ist
Das Gebäudereinigungsgewerbe steht im Katalog des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (§ 2a SchwarzArbG). Daraus folgen drei Pflichten: Ausweis mitführen, Sofortmeldung bei Arbeitsbeginn und Aufzeichnung der Arbeitszeit nach § 17 MiLoG.
Gleichzeitig ist die Zeiterfassung in der Reinigung schwieriger als im Büro: viele Objekte, kurze Einsätze, früh morgens oder spät abends, oft ohne Vorgesetzten vor Ort. Papierstundenzettel kommen zu spät, unleserlich oder gar nicht zurück.
2. Was heute konkret Pflicht ist
Nach § 17 MiLoG für jede beschäftigte Person:
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung
- Aufbewahrung mindestens zwei Jahre
Dazu kommt die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus der Rechtsprechung: Der Europäische Gerichtshof hat 2019 ein verlässliches System verlangt, das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland zur Erfassung verpflichtet sind. Eine bestimmte Form ist bisher nicht vorgeschrieben; auch Papier ist zulässig, wenn es vollständig ist.
3. Was der Gesetzentwurf 2026 ändern würde
Das Bundesarbeitsministerium hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Die wichtigsten Punkte:
- Erfassung grundsätzlich elektronisch, am Tag der Arbeitsleistung
- die Technik ist frei: Terminal, App oder elektronische Tabelle
- Übergangsfristen je nach Größe: ab 250 Beschäftigten ein Jahr, ab 50 zwei Jahre, darunter fünf Jahre
- Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten dauerhaft ausgenommen
- Bußgelder bis 50.000 €
Der Entwurf steht am Anfang des Gesetzgebungsverfahrens und kann sich noch ändern. Die Pflicht aus § 17 MiLoG gilt unabhängig davon schon heute.
4. Welche Lösung zur Reinigung passt
Für Gebäudereinigungen haben sich drei Wege bewährt:
- App mit QR-Code: Im Objekt hängt ein Code, die Reinigungskraft scannt ihn beim Kommen und Gehen. Günstig und schnell eingerichtet.
- App mit NFC-Chip: Ein Chip im Objekt, das Handy wird kurz drangehalten. Schwerer zu umgehen als ein abfotografierter QR-Code.
- Terminal im Objekt: sinnvoll bei großen Objekten mit vielen Beschäftigten oder wenn nicht alle ein Smartphone nutzen wollen.
Branchenprogramme wie KleanApp kombinieren diese Wege: Zeiterfassung per NFC, Barcode oder Terminal direkt im Objekt. Einen Überblick gibt der Artikel Software für Gebäudereinigung.
5. Wann sich die Umstellung lohnt
Rechnerisch lohnt sich digitale Zeiterfassung meist schon ab wenigen Objekten: Das Abtippen von Stundenzetteln, Rückfragen zu fehlenden Zeiten und Korrekturen in der Lohnabrechnung kosten jeden Monat Stunden im Büro. Dazu kommt die Sicherheit bei einer Prüfung.
Wichtig ist, das Team mitzunehmen. Erklären Sie, warum erfasst wird, und besprechen Sie Datenschutzfragen wie den GPS-Abgleich offen. Neue Mitarbeitende lernen die App am besten am ersten Tag mit dem Vorarbeiter. Wie Sie überhaupt genug neue Leute bekommen, zeigt die Seite zur Mitarbeitergewinnung für Gebäudereinigungen.
6. Typische Fehler bei der Zeiterfassung in der Gebäudereinigung
- nur Gesamtstunden statt Beginn und Ende aufschreiben
- Stundenzettel erst zum Monatsende einsammeln, nach der Sieben-Tage-Frist
- Minijobs von der Aufzeichnung ausnehmen
- Aufzeichnungen nach der Lohnabrechnung wegwerfen
- QR-Codes, die sich abfotografieren und von zu Hause scannen lassen
- App einführen, ohne das Team zu schulen
Aus der Praxis: Hiltensberger Gebäudereinigung
Saubere Zeiterfassung nützt nur, wenn genug Leute im Plan stehen. Die Hiltensberger Gebäudereinigung gewinnt ihr Personal mit uns über Anzeigen in Social Media: Über 10 Kampagnen kamen mehr als 300 Bewerbungen, 17 davon in den ersten 48 Stunden, und über 30 neue Mitarbeitende wurden eingestellt.
„Das Ergebnis war krass.“ — Markus Hiltensberger, Inhaber und Geschäftsführer
Fazit
Zeiterfassung ist in der Gebäudereinigung keine Kür, sondern Pflicht — und digital deutlich einfacher. Die Hebel:
- Beginn, Ende und Dauer innerhalb von sieben Tagen, zwei Jahre aufbewahren
- auch Minijobs erfassen
- digitale Lösung mit QR, NFC oder Terminal passend zum Objekt
- den Gesetzentwurf 2026 im Blick behalten
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Wenn Sie neben der Verwaltung auch beim Personal planbarer werden wollen, sprechen wir gern mit Ihnen darüber.
Über den Autor
Dieser Artikel wurde von unserem Team der Fiedler-Performance GmbH erstellt, das sich auf Mitarbeitergewinnung für Gebäudereinigungen spezialisiert hat. Ziel ist es, Inhabern praxisnahe Orientierung zu geben, damit Personalaufbau planbar wird.
Über diesen Ratgeber
Wir informieren Sie hier über wichtige Themen für Gebäudereinigungen. Dazu gehören die Personalgewinnung und -bindung, die Neukundenakquise, die passende Software sowie die Gestaltung des perfekten Online-Auftritts für eine Reinigungsfirma.